Gestionar Citas
Las citas son una parte crucial de la coordinación de llamadas telefónicas, entrevistas en línea y entrevistas presenciales durante el proceso de contratación. Esta página ofrece una visión general sobre cómo gestionar citas de manera efectiva utilizando las herramientas que proporciona Zamdit.
Programar Citas
Para agendar una cita, utiliza la opción "Programar cita..." disponible en la Tarjeta del Candidato o en el menú de acciones de la Vista de Detalles del Candidato. Esto abrirá un formulario donde puedes ingresar todos los detalles relevantes, incluyendo la fecha, hora y duración. Para reuniones en línea, deberás proporcionar un enlace para entrevista por video; para reuniones presenciales, selecciona una de las ubicaciones registradas en el sistema.
El formulario incluye un práctico panel de Disponibilidad donde puedes verificar la disponibilidad de los entrevistadores antes de confirmar la fecha y la hora. Para usar esta función, primero selecciona una fecha, luego elige a los entrevistadores, y expande el panel de Disponibilidad para ver posibles conflictos.
Al guardar la cita, puedes optar por enviar inmediatamente el correo de invitación predeterminado o retrasar su envío hasta más adelante. Este correo incluye detalles esenciales, como la fecha, hora e información de la reunión, asegurando que el candidato esté bien informado.
Permitir que los Candidatos Programen Citas
Permitir que los candidatos agenden sus propias citas agiliza el proceso, reduce tareas administrativas y mejora la experiencia del candidato.
Para habilitar esta función, configura la etapa del flujo de contratación para que los candidatos puedan seleccionar entre franjas horarias predefinidas. Cuando los candidatos son movidos a la etapa, Zamdit puede enviar automáticamente un correo de invitación con un enlace para programar la cita (según la configuración de la etapa). Los candidatos usarán este enlace para seleccionar una fecha y hora disponible del calendario.
Confirmar o Declinar Citas
Después de que un candidato seleccione una franja horaria, el equipo de contratación debe confirmar o declinar la cita:
- Confirmar una Cita: Una vez confirmada, Zamdit envía automáticamente un correo de confirmación con los detalles de la cita al candidato.
- Declinar una Cita: Si la cita no es viable, el equipo de contratación debe notificar manualmente al candidato por correo electrónico y discutir opciones alternativas. Luego de declinar, es importante agendar una nueva cita basada en un acuerdo mutuo.
El sistema no permite confirmar citas con menos de 6 horas de antelación. Se recomienda confirmar las citas con varios días de anticipación para que los candidatos tengan suficiente tiempo para prepararse.
Otras Acciones
Zamdit proporciona flexibilidad para gestionar citas, incluyendo opciones para cancelarlas o reprogramarlas según sea necesario. Consulta la sección de Actividades en el Tablero de Progreso del puesto para más detalles sobre estas acciones.
Al aprovechar estas herramientas y seguir las mejores prácticas, puedes asegurar un proceso de programación de citas eficiente que respete el tiempo y las expectativas tanto del equipo de contratación como de los candidatos.